SECRETARESSE BESTUURSSECRETARIAAT

Werkzaamheden:

• Je mag meedenken over praktische verbeter-voorstellen vanuit de dagelijkse uitvoering.Complex agendabeheer: ondersteunen bij het plannen en wijzigen van afspraken in complexe agenda’s; afstemmen met interne en externe partijen over beschikbaarheid
• Verwerken van afspraken waarbij je rekening houdt met aangeleverde prioriteiten en kaders; signaleren van praktische knelpunten in de planning.E-mail- en administratieve afhandeling (filter & verwerking); meewerken in (delen van) het centrale mailboxbeheer; categoriseren, labelen en doorzetten.

  Organisatie zoals het boeken van externe vergaderlocaties.

• Regelen van praktische voorzieningen bij bijzondere gebeurtenissen (bloemen, attenties).
• Ondersteunen bij de praktische organisatie van bijeenkomsten, verrichten van bestellingen.Het verzorgen van inschrijvingen bij externe partijen (bijv. KvK).

  Ondertekenen van stukken; coördineren van het (digitaal) laten ondertekenen van documenten; bewaken van voortgang en completering van ondertekenprocessen.

  Digitale ondersteuning en documentbeheer; structureren en ordenen van digitale dossiers binnen Teams; ondersteunen bij het verbeteren van vindbaarheid en logische mappenstructuren; plaatsen van vergaderstukken in iBabs; uitvoeren van rechtenbeheer in SharePoint.

  Incidenteel notuleren van vergaderingen.